Per attivare lo smart working occorrono strumenti adeguati. Eccone alcuni fra i più diffusi per gestire comunicazione, task e team.
In Italia, lo smart working si è sviluppato come tipologia di lavoro principalmente in seguito alla pandemia, dove il lockdown e l’impossibilità di svolgere il lavoro in presenza nei vari uffici hanno costretto a rivedere le modalità di lavoro tradizionali. Lo smart working, infatti, se ben organizzato, può risultare uno strumento valido per portare avanti progetti e permettere a un team di coordinarsi e collaborare anche a distanza.
Tuttavia, per lavorare da remoto è necessario dotarsi di alcuni strumenti digitali e tecnologici in grado di facilitare la comunicazione tra i vari dipendenti di un’azienda e la pianificazione di un calendario di lavoro.
Ecco 5 strumenti per facilitare l’attivazione dello smart-working in azienda:
1. Accesso ai documenti
Il primo step per strutturare uno smart working efficace è quello di garantire ai collaboratori l’accesso a determinati documenti presenti sui server aziendali. In questo caso, una soluzione smart e di facile fruizione è spostare i documenti necessari in uno spazio Cloud. Questa possibilità, permette ai collaboratori di accedere simultaneamente, senza problemi di connessione. Uno Strumento particolarmente utile a questo ruolo è Google Drive: uno spazio dove poter caricare file di ogni tipo, impostando anche limiti di accesso.
2. Comunicazione tra colleghi
Quando si lavora a distanza, la comunicazione interna tra colleghi diventa più difficile, per questo motivo è importante individuare gli strumenti adeguati per poter creare un flusso di comunicazioni senza frammentazioni o fraintendimenti.
Uno strumento perfetto per questo compito è Slack, una piattaforma pensata per semplificare le comunicazioni nelle organizzazioni, disponibile anche su mobile. Permette di creare canali di lavoro diversi, in questo modo le conversazioni restano ordinate e divise per categorie.
3. Meeting e call
Lo smart-working implica una modalità di gestione dei propri collaboratori e clienti differente da quello tradizionale, in quanto le persone si incontrano online, fanno riunioni e meeting attraverso un monitor, per questo motivo diventa essenziale utilizzare i giusti strumenti per poter gestire sessioni di lavoro da remoto in modo efficiente.
Tra gli strumenti più utilizzati ritroviamo Skype, Google Meet e Teams.
Questi strumenti permettono di effettuare call con più persone, condividere lo schermo per vedere una presentazione o un file di lavoro, programmare call e chattare live.
4. Tracciare il lavoro
Altrettanto importante, per il lavoro distanza, diventa la possibilità di tracciare il proprio lavoro, in modo tale da organizzare e suddividere i compiti all’interno della giornata e per più componenti del team. In questo caso viene in supporto l’applicazione Jira, uno strumento che consente ai gruppi di gestire
visivamente qualsiasi tipo di progetto, flusso di lavoro o monitoraggio dei task, all’interno del quale è possibile anche creare delle checklist per le mansioni specifiche.
5. Prendere nota
Infine, quando si lavora da remoto, è utile avere a disposizione, direttamente sul proprio pc, uno spazio per poter prendere note, annotare idee e riflessioni in tempo reale, per esempio durante una call o un meeting.
Uno strumento utile per questo ruolo è Evernote, una soluzione per organizzare taccuini di appunti condividi, creando un luogo comune, e chiaramente digitale, da condividere con il team di lavoro. All’interno di questo block notes sarà possibile lasciare link, ritagli di pagine web, note, video e quello che serve per avere un confronto onesto e produttivo.
Aziende di tutto il mondo stanno crescendo in maniera esponenziale grazie ad uno smart working ben strutturato e basato su tool consolidati.
Inoltre, esiste una valida alternativa allo smart working da casa, ovvero la disponibilità di lavorare in uno spazio dedicato quale il nostro coworking tra la zona di Reggio Emilia e Modena, dove ad accoglierti uno spazio nuovo, dal layout moderno e stimolante, che offre diverse soluzioni completamente personalizzabili, per rispondere alle esigenze di professionisti, startupper, freelance e aziende, senza avere più problemi di connessione rete e godere invece di una totale tranquillità lavorativa.
Avere un’idea, è un’ottima cosa. Ma è ancora meglio sapere come portarla avanti